國外參展注意事項 | 必看！一次搞懂如何去海外參展

參加海外展覽是許多公司年度計畫的重點，也是拓展國際貿易、進行外銷的方式之一，但從事前準備、參加展會到展後效益評估等一連串流程需花費許多時間，在這之中，又有哪些 國外參展注意事項 值得我們特別留意呢？之前文章為大家整理過一系列從展前行銷到展後效益評估的分享，在這篇文章，除了再次為大家統整一些海外參展的小技巧外，也會進一步分享參展所需的眉眉角角～那就讓我們看看都有哪些重要的 國外參展注意事項 吧～～～

首先幫大家複習一下，在之前的文章 參展準備 │ 5個幫你做好展前行銷規劃的訣竅、參展行銷 │展中展後二部曲，獲取訂單的致勝關鍵 這兩篇內容中有提到，參加海外展覽的行銷規劃可分為：展前、展中和展後三個階段，而這三個階段中都有各自需要特別注意的事項，就讓我們看下去吧～

一、展前準備

1. 確立參展目標➔選擇目標展覽

『確立參展目標』我們先前在 參展準備 │ 5個幫你做好展亞前行銷規劃的訣竅 這篇文章已詳細跟大家介紹過，這邊再簡單為大家解說一下。

基本上，會選擇參加海外展覽，主要目的就是『外銷』！透過到海外參展可以直接面對國外買家，比起發開發信石沉大海，這是相對有效拓展海外市場的方式。除了外銷，許多首次參展的公司大多都想到當地市場去搜集資訊、形象曝光、以及測試自家產品在目標市場的反應。

當確認參展目標及目的後，緊接而來的就是選擇與目的相符的展覽。評估展覽的各項指標在 參展規劃 – 挑選適合展覽會的四個步驟 這篇文章中也有詳細說明，主要根據各公司的產品性質去選擇適合的展覽。這邊要注意的是，當在評估一檔展覽會時，我們不僅要看他的歷史及規模，還要研究來觀看這個展會的買家是不是我們的目標客人。

2. 預定國外參展攤位➔申請海外參展補助

挑選完適合的展覽後，再來就是要預訂展位，這部分如果展會有台灣代理商會方便許多，可以省去和國外主辦方溝通的時間，轉而交由展覽公司協助洽詢。

每年經濟部國貿局和許多縣市單位都會推出海外參展的相關補助，可以參考 參展補助 │ 5個您可以多加利用的海外參展補助管道 這篇文章，裡面有為大家整理一些關於海外參展補助的資訊，只要把握好申請時間，就能節省許多成本喔！

3.規劃攤位裝潢設計

至於攤位裝潢設計的相關內容，在 展覽攤位設計 │ 如何做好展場攤位設計與搭建裝潢？ 一文中也有非常詳細的說明，這邊就不贅述。只要謹記一件事情，只有清楚自己的產品特色，做出與其相符且吸睛的裝潢設計，才能吸引買家駐足攤位之前。

4. 參展用品運送➔參展行程安排（機票、飯店等）

關於展品運輸，主要分為海運、空運和快遞三種，只要依照自家產品的大小跟數量，選擇相應方式就可以。這邊要特別注意，關於展品運輸的報價，建議可以貨比三家不吃虧，多問幾間貨運公司後進行交叉比對會是比較好的方式。

而參展行程的安排，如果台灣這邊有帶團出展的話，通常會有旅行社幫忙安排行程，如果是個別參展的話，那就要多利用一些比價工具(如：Google Flight、Skyscaner、Trivago等)，記得提早預定，就能節省差旅費用了喔！

5. 詳閱大會手冊➔上網登錄參展商資料➔寄發目標買家邀請函

第五點非常重要，請大家特別注意！因為這將影響實際參展權益！平時在使用新的電器時會詳閱說明書，大會手冊就像參加展覽會的說明書一樣，裡面詳細列出展覽會的注意事項，同時也有許多表格需要回填(如：額外增租配備表、攤位裝潢配置圖、展證申請表、貨車通行證、自行委託貨運及清關代理表等)，這些都是相當重要的資訊，請大家務必好好閱讀其中內容！

還有一點非常重要，通常大會官網都會開放後台讓參展商在展會之前上網登錄公司資料，以便在展前達到在大會官網曝光的用處。這樣做是因為，買家在參觀展覽會時不可能在短短展期中到每個攤位上拜訪，通常他們都會先上大會官網看參展商的名單列表，將有興趣的廠商或是他們此次要找的產品列入清單，因此這個時候若能將公司的產品、優勢、產品照片甚至是影片上傳到後台，並且寫得越詳細，就越能引起買家興趣，買家越可能到你的攤位上拜訪！（這邊真的很重要！通常很多賣家在事前都會做足功課，手上可能都會拿小本本或是單子，在上面寫上他們此次來展覽會要首先拜訪的清單，所以要盡可能的讓自己公司能出現在他們的小本本上喔～）

最後是寄發買家邀請函，如同前面提到的，買家不可能到每個攤位上拜訪，大會主辦方大多只會邀請買家參觀展會。因此，假設公司內部有固定的國外合作夥伴，或是有潛在的客戶名單，可以主動出擊寄送邀請函給他們，並寫上公司名稱和攤位號碼，若能附上一些吸引人的字句更好，如此一來買家會有一種必須得去看看的感受，也能增加買家到訪攤位的機率唷！

二、展會現場注意事項：

1. 展品進場及攤位佈置：

參展人員抵達現場後，有兩件是最重要且必須馬上確認的。第一件事情就是確認自家展品是否安全抵達展覽攤位，正常情況下展品應該在時間內抵達會場，如果未能抵達，很可能是通關延誤的關係。（這邊特別注意，在申報產品數量和明細時，一定要如實填寫喔！還有一點是我們的親身經歷，就是盡量不要夾帶食品類的東西在展品內，避免卡關風險！）

第二件事則是要確認攤位裝潢的進度，通常攤位裝潢搭建會於展會開展的前兩天完成，開展前一天通常是讓廠商進場進行佈置及展品擺設。這邊要提醒大家『務必要確認好攤位裝潢配置圖』！通常在現場負責攤位搭建的工人，只會按圖施工，而大會的裝潢搭建商多半會在現場設置服務台，但因為參展商數量眾多，現場負責攤位搭建的工人有限，可能需要等上一段時間，所以確認完展品如時抵達後，一定要馬上確認裝潢搭建有無問題、增租的設備是否缺少，立即反應才能立即處理，避免影響自家攤位的佈置時間。

2. 參展人員應具備的條件（服裝儀容、參展態度等）

(1)了解您的市場

有互動體驗活動的展會，和單純的營銷展會相比，能給人截然不同的感受。這聽起來很簡單，但了解市場對每個領域的品牌推廣來說都超級重要。確保參展人員了解公司想傳達的價值，並清楚如何把這種氛圍轉化為他們當天穿搭的衣著。如果你參加展覽是為了和老客人保持聯繫，穿著符合產業的服裝會讓人知道你已經準備充分，而且也夠專業。

(2)你永遠不知道會遇到誰

給顧客良好的第一印象非常重要，隨時保持服裝乾淨、整潔、美觀及良好的儀容是參展不可忽略的事情，你永遠不會知道什麼時候從你面前經過的買家未來有沒有可能成為公司的大客戶！因此，該燙的襯衫燙一燙，皮鞋擦亮點，頭髮整理一下，女生上點淡妝都是必要的喔！

(3)整齊劃一的制服

假設公司有制服，是容易識別且可以傳遞出公司形象或精神的，非常建議參加展覽時可以穿著制服，不僅可以吸引買家的目光，使客戶更容易接近你的攤位，公司參展人員們穿著制服也可以給別人一種『團隊感』，也可讓其他人覺得你們公司很有制度，很有專業感等。如果沒有制服，內部也可以統一的著裝要求，讓攤位內的人員們有『一致且專業』的感覺。

(4)兼顧專業與舒適

只要參加過幾次展覽，你就知道有些展館很熱，有些則好像電費不要錢狂開空調。無論你是參展或參觀，穿得過多或過少都會讓現場溫度影響你的狀態。當你冷到感覺不到自己的手腳，或是熱得讓襯衫因冒汗而變色時，就很難與訪客沉著互動並建立重要聯繫，建議是洋蔥型層次穿搭配上一雙好走的鞋子會是一個不錯的選擇～

(5)以下我們對展覽現場穿著與態度的提示，總結如下：

◆ 根據你的市場和展覽現場著裝。
◆ 不要隨便穿，請花點心思在外觀，整齊的儀容是最基本的要求！
◆ 如果你們有制服～建議就穿吧！可以給買家一種團隊及專業的感覺
◆ 選擇舒適的衣服和鞋子，讓自己穿得舒服也很重要的～
◆ 洋蔥式穿搭以適應展館現場的溫度。

3. 幾個展覽現場和客戶溝通的小技巧

(1)確認眼前客戶的特性(來自哪裡)

首先，你必須確認這個客戶來自哪裡，不同的國家的買家有不同的性格，因此在洽談中必須特別注意，比如美國買家性格比較熱情奔放，英國買家比較拘謹一點，歐洲買家要求特別嚴格，日本買家商業洽談時間會花得比較久所以需要更多的耐性，能夠抓住他們的特性更有利於溝通，避免得罪對方。此外，若能在前面幾分鐘的對話中就能判定這個買家的需求(如：只是單純詢價、真的有採購需求)，這場商業溝通會更有效率！

(2)對話中稍微添加幽默感

在對話中適當的添加幾分幽默感，是很好的破冰方式，也是幫助彼此打開話匣子的方式，但要注意拿捏分寸，也要看對方是不是能習慣這樣的幽默。

(3)真誠地回應客人

在引起買家注意後，如何持續地吸引對方注意力就是一件重要的事情了，在商業洽談中，我們必須要全神貫注地聆聽買家說的每一句話(因為任何一句話都有可能是促成合作的重要關鍵)，且儘可能地回應他們的疑問。真誠地回應不僅能讓對方感受到誠意，也能讓對方覺得你很專業，促進合作的可能性。

(4)消除客戶的疑慮

在溝通的過程中，因為買家可能跟許多供應商洽談過，如果買家對你有任何疑問，就可能把你剃除，因此我們要很清楚對方所需要的資訊，提供自家公司的產品、服務、以往合作的客戶案例等等，越詳細越好，讓買家能對我們建立信任感，相信我們是他們的最佳首選。

(5)不要急於逼客人做決定

現場的銷售人員(參展人員)，礙於主管與業績的壓力，常常會過於急著要完成交易，但相對於B2C的交易，B2B的生意是需要較長的時間來考量。保持適當1距離，不要迫使對方做決定，避免給對方不舒服的感覺，讓買家們離開你的攤位。因此在事前員工訓練時，一定要叮嚀他們不要太心浮氣躁！

(6)關鍵時的臨門一腳

這是一件非常需要技術的事情，上面有提到不要急著讓客人做決定，避免讓客人有不舒服的感覺。但我們在對話過程中，需要謹慎的跟客戶對談，在不讓客戶感受到過度積極跟強迫感之下，運用我們的話術，營造出良好的對話氛圍，在覺得有8-9成把握時補上臨門一腳，將會是達成交易的重要關鍵。

(7)確認得到客人正確而完整的聯絡方式

在對話完畢後，記得一定要留下對方的聯絡方式，包含電話、地址、EMAIL、主要聯繫人等，以避免對話結束後就沒有下文。一般來說在對話開始前就會先交換名片，如果遇到買家沒有帶名片的，別忘了在他們離開前一定要請他們再留下資訊，如果遇到有點猶豫的買家，可以跟他們說留下資訊後回去會再寄更詳細的資料或是樣品給他們。

(8)盡可能現場約好下次聯繫的時間

這點也是非常重要的，從展場回去後通常是1-2週內要與對方聯繫，但如果能跟他們約定一個『確切』的時間，會讓對方有種備受尊重的感覺(對方會感受到你很重視這場合作)，此外，也能提醒自己要先把時程空下來。

(9)永遠保持活力與熱情

最後，是最基本單是最重要的，在對話切洽商的過程中一定要保持你的熱情活力，這樣對方也會同樣的反饋於你的！

4. 展覽開幕晚宴 – 必須參加，認識大客戶的重要Party

許多海外展覽，都會在開幕頭一天晚上舉辦所謂的Opening Party，根據之前出差的同事分享，許多國外買家跟參展商都會撥空參與，因此如果有這樣的活動，請大家一定要好好把握！除了白天的展場，晚上這樣一個相對放鬆的場合，有時也是促進商業合作的好機會，請大家務必主動出擊！

三、展後回溯

1. 展品回運＋租用器材歸還

參展結束後，有些廠商會直接在現場出售展品，這樣就省去將展品運回的麻煩。假設需要回運，通常直接和貨運公司連繫即可，由於展會結束撤場時現場會較為混亂，所以在跟貨運公司點貨時一定要清點清楚，確認對方簽收完畢再離開。此外，如果有向大會租借器材，記得結束時一定要拿去歸還（通常租借時會有押金及單據）。

2. 潛在客人資料整理＋聯繫

從展覽會回來後，最最最重要的一件事情就是整理在展覽會現場蒐集到的客戶名片與資料！展會結束的一到兩週內，盡可能把所有資料分類整理好，確認每個在現場洽談客戶的需求，盡快聯繫或提供後續報價，更能促進客戶下單及合作的可能性！

四、參加展覽會可能遇到的突發狀況

1. 展品未到 / 展品損壞

如同前面提到的，正常來說展品都會順利抵達，如果真的發生狀況，只能盡快請在台灣的同事幫忙快遞，但建議可以多準備一些型錄避免萬一時可以用圖片呈現的方式給買家參考。（這邊也建議在準備展品時帶一些小工具，展品有問題時就能即時處理）

2. 裝潢未完工 / 裝潢不符

除了裝潢配置需確認清楚，前面也說過參展人員在抵達現場後需要馬上確認現場配置是否與圖相符。如果有任何問題，建議第一時間就去找大會裝潢搭建處理，如果是跟團參展，則可以找帶團出展的負責人員協助。這邊提醒大家要記得攜帶最終確認簽回的裝潢圖，屆時要和裝潢公司對圖也較有依據。

3. 展品失竊

通常展覽是半開放空間，因此這是非常可能發生的情況，主辦單位通常對展品失竊不予負責。所以若是相當重要的展品（體積不大的話）建議在每日展覽結束後帶回旅館，或是將展品放置在儲藏室、鎖櫃裡，也能多一層保險。

4. 遇到不可抗力因素（如：颱風）

雖然這是比較少會發生的情況，但小編確實在某一年遇到過，有一次去香港出差時遇到八號風球(颱風)，展會停辦一天，這其實對展商來說是非常大的重擊，由於是不可抗力因素，主辦單位通常不會退費。因此如果遇到這種情形，通常只能自認倒霉。而這時候旅遊不便險就非常重要了～建議大家出去參展前可以先買好，以便應付任何突發狀況～（如果是回來當天，飛機無法起飛需多留一天就非常派得上用場呢）而停辦的日子可以做些什麼？如果已經蒐集到潛在客戶的資料，就能利用這段時間來整理囉！

五、小結

對於以上小編與同事精心整理的 國外參展注意事項 ，不知道大家有沒有掌握到其中的撇步呢？簡單來說，參展是一件需要公司全體花費一定時間去做規劃與執行的事，從展前到展後雖然耗時較長，但只要能注意小編以上提醒的一切事宜，必定能在參展過程中得到許多效益與經驗。以上都是小編與同事的經驗分享，希望能對大家有所幫助。

如果大家對其他參展事項想更清楚地暸解，歡迎大家關注我們的官方粉絲團或私訊小編，小編會立即回覆～如有任何資訊我們也會第一時間放上去讓大家知道喔：)