展覽預算 大公開 | 參加國外展覽究竟要花多少錢呢？
對於想參加國外商展的朋友來說，必須考慮且最重要的因素之一，不外乎就是「錢」！當老闆給我們幾個商展標的要我們評估時，最想知道的問題就是參加這場展會需要多少成本？小編也曾接過不少通電話來詢問我們參加某一檔展會大概需要多少費用，或是有沒有補助等相關問題。那麼，以下就來幫大家整理，參加一場國際展覽所需要的「 展覽預算 」到底該如何估算。
大致可以分為下面幾個：
內容目錄
1. 攤位(場地)租借費用：
攤位費用是參加展覽會最主要的費用之一，也是絕對會產生的費用，而費用高低取決於攤位尺寸大小。一般來說，展覽會的攤位都是以9平方公尺為基本單位，我們稱之為「標準攤位」的費用，標攤通常都會包含一些基本配備(如：桌椅、地毯、公司招牌板、垃圾桶等，不同的主辦方可能會有不同的配套)。
這邊要特別小心的有兩點，其一是如果需要轉角攤位(或稱兩面開攤位)，通常需要額外加收攤位費用10%的金額；第二則是有些廠商在預訂攤位時會選擇空地攤位，空地攤位的費用雖然比標準攤位更有經濟效益，但原則上不含基本配備，這邊可得特別注意喔！根據小編的經驗，大多數廠商都會選擇標準攤位，畢竟在包含基本配備的情況下，這是相對省時省成本的一種方式。建議如果是第一次參加展會的朋友們，可以先選擇標準攤位，讓自己的產品先在展會中試試水溫，日後再決定是否要拿空地攤位來自由設計與發揮。
至於一個標準攤位的費用到底是多少呢？這裡給大家一個基本的概念。像是普遍歐美地區的展覽，參展費用大概落在NT$170,000~NT$200,000；亞洲地區的展大多落在NT$120,000~NT$150,000；而其餘開發中國家的展覽費用可能落在NT$100,000以下，這只是參考，攤位費的高低可能跟展會的悠久、知名度、展出項目等因素都有相關。
2. 攤位裝潢費用：
參加展覽時，廠商們皆希望能吸引越多的買家或消費者前來。正如同行銷時的基礎目標—「曝光」一般，無論你是採用標準攤位或租用空地另行搭建設計，該如何裝潢得美輪美奐，進而能夠搭配企業和品牌形象，引起買家和消費者的注意，就需要廠商努力發想了。而包含搭建施工拆除、電力、照明；甚至是地毯、盆栽、電視螢幕、垃圾處理，以及其他為了增添美觀而進行的現實費用，我們都稱之為攤位裝潢費用。
至於攤位裝潢費用的多寡，則取決在自己的手上。假設你選擇拿一個基本的9平方米攤位，在攤位費用裡就會包含基本的配備（如：桌椅、櫃子、諮詢臺、射燈…），如果基本的配備足夠使用，那麼這裡就可能產生較低的費用，如果想要拿空地攤位另外設計搭建，或是大攤位需要增租更多的配備，這邊的費用支出也會相應提高。關於攤位設計這部分，可以先參考 展覽攤位設計 │ 如何做好展場攤位設計與搭建裝潢？ 這篇文章～～～裡面都有詳細的跟大家說明一些基本概念了。
3. 展品運送費用：
到國外參加展會，自家展品也是不可缺少的重要項目！這邊所謂的展品運送廣義一點來說並不單指公司商品，其實包含參展所需要用到的一些宣傳海報、宣傳DM、展示商品用的掛鉤、影音設備等等，都可以稱之為我們展覽中會用到的展品。而所謂的展品運送費用，包含展品在運送過程中所有的拆卸、包裝、報關、運送、關稅、清關、倉儲、送至展會現場等等。
而選擇運送展品的方式，也可以分為幾種：分別是Hand-Carry(隨機運送行李)、海運、空運、快遞等等。
(1) Hand-Carry(隨機運送行李)：
零成本的選擇！我們在搭飛機時都會有一個基本免費托運行李的額度(通常為20或30KG)，假設需要帶去參展的商品體積較小、數量較少、重量比較輕的話，可以選擇這個方式。
(2) 空運 v.s 海運 v.s 快遞：
而根據過往的經驗，大家通常都是走海運居多（畢竟成本方面真的低很多），有些東西比較小的廠商則是選擇Hand-Carry。
4. 差旅費(機票、住宿、簽證等)：
這裡的差旅費用，主要是針對參加國外展會，到其他國家參加展會產生的差旅費用包含：機票、住宿、到當地後往來飯店及展覽館的交通費用、展覽期間的餐費、零用金等。
其他項目比如說到某些國家需要申請簽證(各國的簽證費用略有不同)或落地簽；像大家最常到大陸參展或出差，辦理台胞證也是一項費用；或是到某些國家會需要施打特定疫苗(例如：小編同事也曾經到非洲出差，施打了黃熱病的疫苗，花了3,000多塊)。除此之外，還有最重要的旅平險(包含旅遊不便險)，這些都可以算在人員差旅費裡。
當然，差旅方面可以選擇自己訂機票住宿，這時候就要善用一些比價工具了，如：機票方面可以使用Tripadvisor、Google Flight和Skyscanner，住宿的的部分就有很多平台了，比如說Airbnb、Agoda、Booking.com、Hotels.com、Trivago、HotelsCombined等~~~相當多元。
＊小編在這裡分享一個親身經驗，有一年小編自己出國玩，在旅展的現場訂房，出發前兩週透過Email和飯店聯繫，卻發現飯店那邊沒有收到訂單編號，這才急急忙忙地處理。所以如果是透過平台訂房，千萬記得出發前一定要和飯店確認是否訂房成功！
當然有些比較知名或大型的展會，台灣這邊可能會有代理商，他們通常會從台灣協助帶團去參展，當然就會有配合的旅行社，可以聯繫他們幫忙處理會來得輕鬆點。
這裡補充一下跟團參展的好處，有時候參展團會安排一些行程，讓大家在空閒的時間中，可以到當地比較知名的商場去做市場調查(或是逛逛街)。有些旅行社會安排結束當天從展館到機場的接駁車輛，小編這邊是還滿建議大家選擇跟團的。
5. 參展行銷以及公關費用(文宣費用)：
不管是參加國內展還是國外展，展前的行銷都相當重要，這個在之前的文章 參展準備 │ 5個幫你做好展前行銷規劃的訣竅 有提及過。這邊提到的文宣費用呢，主要指公司可能會製作一些產品目錄或是單張的宣傳DM，提到這點，小編又可以分享一段小小的插曲給大家參考一下。
小編某一年到香港出差時，看到了一本韓國展團的廠商名錄，覺得實在是做得太美了，就偷偷的拿了一本回家收藏…所以！一本不錯的文宣是真的可以吸引到買家的，這點大家在參展時可以特別注意。另外，像是國內許多B2C消費展比較常見到的是，廠商會準備一些小贈品，吸引買家按讚打卡，這些都算在此類費用中。如果需要發新聞稿，這也可以算在公關費用之一囉。
6.人員費用(翻譯人員、當地工讀生等)：
這邊所指的人員費用，單純指參加一場展會，公司員工的加班費，以及現場請工讀生或臨時翻譯的費用。舉個例子說明，像是一些國內比較大的消費展(國際書展、動漫展等)，都是需要請大量的工讀生，這時就會產生額外的人員費用；對國外展來說，比較常見的就是請當地工讀生及當地翻譯人員的費用。而翻譯人員的部分，美國地區大約是180美元（約台幣5,400 / 1天)，泰國的話大約是台幣3000~3500/ 1天，日本則是台幣3500~4000/ 1天，這只是一個估計值，當然如果可以找到當地的留學生之類的可能會更便宜一下。
7. 其他費用：
可以把它想像成預備金的概念。參展的過程中可能會發生一些突發事件，例如臨時需要列印文件、遇到VIP買家臨時來訪需要買杯咖啡，或是回程碰到颱風飛機無法起飛可能產生額外的住宿費用等（小編有一年就碰到颱風，但不是回來的那天，所以沒有產生額外支出），都是在預算編列之外，但又必須要考量到的花費，因此在編列參展的預算表時，把這部分先考量進去會更周全一些！
8. 參加海外展覽所需花費的預算：
最後，相信大家看了那麼多，最想知道的就是，「參加海外展覽要花多少錢？」，小編編整理了許多以往的經驗，做成了幾張參展預算表，這邊就不藏私地和大家分享啦～
小編將會按照前面說明的各類預算，根據幾個不同地區來為大家稍微估算一下實際參加展覽會產生的費用，希望能幫助大家在評估 展覽預算 時可以有所幫助！
下面的表格皆為參加各個主要地區的海外展覽基本的費用，簡單地讓大家了解一下參加一個國外的展會需要的最低預算，希望能讓大家在評估展覽會時能對費用這方面有基本的了解。有一些比較細項沒有列出（如台胞證的辦理、護照等等，就先假設大家都有了)，而下表所列的攤位搭建費用，這邊也只先以最基本的標準攤位，不做任何的額外增租、設計來計算，所以才會看到費用是0；人員費用的部分，我就先假設大家公司都有外語人才啦！（P.s 貨運我們也是抓個比較低的區間，如果本身產品小可以Hand-Carry那就可以省下貨運的費用啦～)
(1) 參展預算評估 – 歐洲國家
(2) 參展預算評估 – 美洲國家
(3) 參展預算評估 – 中國
(4) 參展預算評估 – 香港
(5) 參展預算評估 – 日本
(6) 參展預算評估 – 東南亞地區
總結
參加國外展覽，是廠商最能直接與買家面對面交談的方式，也是相當有效益的一種行銷方法。希望看完以上內容，希望大家對 展覽預算 的規劃上能更加瞭解。此外，大家也可以參考一下 參展補助 │ 5個您可以多加利用的海外參展補助管道 這篇我們精心整理的參展補助文章，可以幫助大家在參加海外展覽時節省預算喔！
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