參展準備清單 | 參加展覽要準備什麼？看這篇就夠！

對於參展商來說，參展前的準備無疑是最重要的，我們在之前的文章已經提供大家許多建議，這次為大家整理一些去海外展必備的 『參展準備清單』 ，由於去國外不如在台灣方便，面臨交通、語言等等問題，如果在事前沒有必備好參展必備用品的話，可能到當地要購買會較為困難，因此在展前做好參展用品的Checking List是非常重要的！就讓小編跟同事跟大家分享，以我們的帶團出展多年的經驗，到底有什麼必要的 參展準備清單 吧！(P.s 裡面有些內容，在國內參展的廠商也通用喔～)

一、參展必備文件：

(1) 攤位搭建設計圖(平面OR 3D)

最重要的文件之一，佈展時不可或缺的重要文件！其實在之前的文章也提過，負責攤位搭建的工人都是按圖施工，現場攤位內也會張貼攤位搭建圖，記得一定要預備一份在身上可以和現場的圖核對，也可以在哪個層板或燈擺錯位置時，快速地向搭建服務台提出更改要求。

＊記得要帶最終簽回的版本，如果有與圖不符的地方，才能要求對方更改喔！

(2) 攤位額外配備增租 / 電力增租 / 網路設備需求等表格

除了基本的配備、電力外，需要額外做增租的話，那麼在前期裝潢設計作業時，一定也需要將這份文件簽回，如有做額外增租的朋友，也請記得將這份文件帶著，當發現有配備缺少時，可以白紙黑字的跟大會或搭建廠商反應。

(3) 參展證

簡單來說就是識別證的概念，上面通常會有公司名稱和攤位號碼，需要出示才能進場！所以千萬要記得帶，不能弄丟喔！(跟買家要申請參觀證是一樣的概念)

(4) 通訊錄(包含現場人員、貨運公司、大會聯繫窗口、攤位搭建商等)

由於公司可能不只派一位同事到現場，因此在事前準備好現場人員的通訊錄也是相當重要的一件事，如果現場有突發事件，一份通訊錄就能讓你快速聯絡到人，這邊特別要注意的是，在製作通訊錄時，不僅上面要有公司同事的聯絡方式，包含貨運公司、大會聯繫人員、攤位搭建的負責窗口，凡是參加這場展覽的所有相關人員，都應該將他們的聯繫方式寫上。(像海外參展可能就需要列出帶團出展負責人的聯絡方式)。

(5) 工作人員手冊

相信每間公司在參展前一週左右，都會在內部開『行前會議』，向所有參展人員宣布此次參展的注意事項，包含參展的攤位位置、主要產品、展品如何擺放、集合地點、服裝儀容、銷售目標、如何蒐集競爭者資訊等等。除此之外，展場的全館圖、攤位平面圖，甚至是交通、住宿資訊也都會放在手冊中，這就像一本參展的『萬能寶典』！若不便將紙本放在身上，也可以存在手機裡隨時可以拿出來參考。

(6) 出口報關相關文件 (海外參展商)

這是海外參展商才需要準備的，出國參展需要運送展品， 通常是委託貨運公司運送，基本上沒有什麼太大的問題，但避免貨物有可能卡關，建議大家將相關文件帶一份在身上，萬一真的需要提供時，才有相關文件可以給貨運公司協助處理。出口報關文件包含：出口報單(Application For Export)、商業發票(Commercial Invoice)、裝箱單(Packing List)、提單、展品型錄說明書或照片、原產地證明、輸入許可證。

二、參展期間需要用到的工具

(1) 展品

展品看字面意思就是指廠商的產品，要去參展最重要的目的當然就是把自己的產品推銷出去，所以這絕對是必備物品，相信大家絕對不會忘記吧？

(2) 文宣品 / 贈品

文宣品包含紙張的DM、產品型錄、目錄可放在桌上供買家拿取，宣傳公司產品的掛軸海報、易拉展等。有些公司會特別設計一些禮贈品，在上面印上公司資訊，不僅能吸引路過的買家駐足在攤位前，同時也能達到宣傳效果，像是筆、便條紙、袋子、紙膠帶、明信片等，都是非常不錯的小物。(小編覺得袋子是一個非常好的選擇，在會場常會看到許多買家身上都會揹一個袋子，用來放蒐集來的一些型錄，真的很推！)

(3) 足夠的名片

這應該是僅次展品的重要東西，記得多帶一點名片，避免名片盒遺落在某處或現場買家多跟你要幾張時不夠用。(有些買家可能跟您詢問聯絡資訊時都會要名片，如果發完或是剛好身上沒有，也有可能成為錯失重要客戶的小關鍵呢～)

＊名片直接堆疊在桌上是一種省錢的方式，卻也是看起來馬虎而且容易變得一團亂的方式。可以帶一個名片架放置名片，也方便你整理蒐集來的買家資訊並做後續跟進。

(4) 文具用品類

1. 書寫工具

基本的文具，當然不能缺席！尤其在現場忙碌起來，你會發現特別是“筆”很容易不見蹤跡，多帶幾支以防萬一。（小編曾在之前某次出國參展時，掉了大約4-5 支筆…）

2. 美工刀

許多專業人士表示，美工刀可以名列展覽現場第一重要的工具，只要有參展過的朋友應該都知道，佈展時需要拆卸海運過去的展品，這時候就需要用美工刀來拆箱啦！（你們說！是不是非常重要又第一時間就會用到的工具呢～）

3. 釘書機 (含釘書針)

小編覺得這是一個大家經常會忽略的小工具，但到現場時你又常會臨時需要用他。與買家洽商完畢後，將商品DM、報價單或其他紙類文件，跟名片一起用釘書機釘好一起給買家，他們要回頭找你時才不會找不到聯絡方式。另外分享一則小故事，小編在展場曾經看過參展商將收來的名片都釘在詢問表或筆記本上，這樣不僅清楚也比較不會丟失，這時釘書機就是一個重要的小物了呢！

4. 各種膠帶

不管是透明膠帶、雙面膠帶、泡棉膠、封箱膠帶或是無痕膠帶都可以幫我們解決許多問題。例如當背牆上的海報掉下來時，膠帶就能派上用場了；封箱膠帶則是在打包展品時不可或缺的利器，沒有之一。

5. 剪刀

剪刀應該名列最容易被遺忘的小工具排行榜No1！！小編每年在展覽會上，都會遇到有客人來借剪刀！不管是拆箱、打包展品，或是剪掉新襯衫或西裝外套上的標籤，或是一些突發狀況都有可能派上用場，所以去參展，記得一定攜帶一把剪刀，不然在會場臨時要借也很令人頭痛。

6. 便利貼

在你的攤位放幾本便利貼吧，記得要以方便取用為主，臨時要寫張小紙條或是MEMO都很方便的～

(5) 3C用品/電力相關類

1. 延長線+擴充插座

大部分的攤位標準配備只會有一個插座，但可能你需要用到的電子用品不只一件，所以自備延長線跟擴充插座是非常重要的喔！避免要用到電時，苦惱著只有一個插座不知該如何是好。

2. 轉接頭+變壓器

各國電壓跟插座/插頭皆不相同，小編之前在國外展覽會現場遇到最多人來借的用品之一就是轉接頭，不然有了插座卻不能用，也是很令人苦惱的一件事。如果轉接頭本身內建變壓功能，就不需要另外用到變壓器了。電壓不對可能會造成電器損壞，所以這兩項也是海外參展的重要用品。

P.S 小編自己的是萬用的轉接頭，內建變壓的功能，到哪國都能用，確實很方便：）

3. 行動電源

多帶一個行動電源也是重要的，不僅自己手機可以充電，有時候買家手機也會沒電，提供一個小型充電站可以幫助你增加買家好感。

(6) 其他用品

1. 小推車

一些展館會提供小推車，但務必事先確認清楚。當你的參展物品和樣品大包小包時，帶一台小推車顯然非常值得。

＊以小編親身經歷，再進場跟撤展那天，小推車真的很好用！！

2. 參展人員名牌

一些企業不喜歡用參展人員名牌，但是當你和數以百計的買家互動時，這會讓你看起來與眾不同。(至少人家看到您的名牌就可以馬上知道您是誰，有拉近距離的感覺)

3. 螺絲起子

若能有一整組螺絲起子當然最理想，但就算只有一字型螺絲起子也行。雖然多半只會用在基本用途，例如拴緊鬆掉的桌腳，但螺絲起子有時也能成為靈活解決問題的強大工具。(也是一個臨時要用很難找的小工具！)

4. 布幔

在展覽期間，當每一天的展期結束後，除了要記得把辛苦蒐集而來的買家資料記得帶回去整理外，為了避免展品失竊的風險，通常我們都會在攤位四周圍上布幔。

3. 重要文件/資料（個人）*海外參展商：

(1) 護照+護照影本+大頭照2張

想必大家都知道出國最重要的就是護照了吧！就不多贅述～

＊記得確認護照效期是否為6個月以上(以出發時間為準)
＊若方便的話，可以準備好2-3份的護照影本及大頭照，避免遺失時可以盡快補辦

(2) 電子機票、簽證、台胞證等

通常為了避免現場翻找的慌亂，出發前都會先準備好，以免耽誤時間，也可以在手機裡存取一份電子檔有備無患。（像是電子機票就屬於重要但非一定必要的文件，但小編出國都會備著）

(3) 其他證件

如國際駕照正本(通常是自由行會用到，出國參展較少)、身份證、健保卡等。

(4) 現金(美金、當地貨幣、台幣)、信用卡

這兩個就不用多說了，當地貨幣建議可以在台灣先換好一部分(至少要能應付基本開銷)，如果時間真的來不及，也可以到機場兌換，但可能需要比較一下匯率(有些國家當地匯率會比較好，例如韓國)；可以帶一點美金或台幣在身上以備不時之需；信用卡則建議帶兩張，避免其中一張卡碰到系統刷不過時的窘境。

(5) 國外網卡 / 電話卡

到國外沒有網路這件事情，相信會讓許多朋友們都很焦慮(小編也是～)，大家也知道如果開到國際漫遊，那個費用可謂是貴得讓人害怕，因此其實不管是去海外參展、出差甚至是出國玩，都建議大家能買好當地的網卡或電話卡。(台灣機場跟國外當地機場都有販售，所以其實都很方便了，或是到電信公司購買也可以～)

P.S 由於近兩年受到Covid-19的影響，出國需接種兩劑疫苗且出境時須提供其證明，想必小黃卡(現在可申辦數位證明)也會成為未來出國不可或缺的重要文件之一！

4. 其它到海外參展可能會用到的小物：

1. 醫藥包

像是OK蹦，還有個人習慣吃的止痛藥、眼藥水，或是自己平常就有在吃的藥物，放個小小的醫藥包在隨身包包裡是不錯的。（比如小編有過敏症狀，可能就會隨身攜帶過敏藥～）

2. 多帶幾件襯衫

跟去污筆道理相同，但當有大片污漬或汗流浹背時，去污筆沒辦法簡單清理乾淨的狀況下，為了體面可能會需要換一間全新的襯衫，故如果到國外參展還是多帶幾套襯衫以便不時之需比姣好。(P.S如果不想要帶太多的話，可以事前先確認飯店有無洗衣設備及熨斗)

3. 衣物洗滌筆（去污筆）

展覽現場偶爾會出現意外，例如在白襯衫意外灑上咖啡…(小編灑過奶茶QQ)，這時候如果手邊有一枝去污筆是非常好用的。（小編親身測試過，真的不錯，而且一枝只要100多塊非常便宜）

4. 薄荷糖、牙線或旅行用小牙刷

吃完飯後，可能會讓口氣不太好聞，或是可能會有菜渣卡在牙縫，會讓你再跟買家對談時，給人留下不好的印象，這時候可以隨身備個牙刷跟牙線，在飯後清潔一下，讓口氣清新點～

結語

在看完以上的清單後，不知道大家對參展時需要準備的東西，是不是更有概念了呢？如果能夠在事前先列好 參展準備清單 ，不僅可以避免遺漏重要物品，同時也可以幫助自己再次確定本次參展的主要及次要目的。畢竟最後還是回歸到參加展覽的初衷，也就是增加公司業績的美意上面。希望這篇文章能夠有所幫助，有關於國外參展的注意事項，歡迎參考我們國外參展注意事項 | 必看！一次搞懂如何去海外參展這篇文章。如果您有想到任何覺得應該補充或感到疑惑的部分，也歡迎關注我們的官方粉絲團或隨時和我們聯繫。那麼我們就下次再見啦~