英文會議 │ 過程不NG，締造一場完美的商務會議！

大家好，不知道大家還記得，前陣子小編分享了 英文會議 的上半段。這次，就讓我們一起隨著會議的進程，從提供建議、中斷會議到會議結束，和大家一起分享會議英文(下)。最後也會和大家分享一些簡報上常用的英語詞彙，希望能對大家有所幫助。出發~

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四、提供建議

俗語說得好，「三個臭皮匠，勝過一個諸葛亮」，雖然開會時要找到三個皮匠給出建議不太容易，但找來三位鮭魚還是有點機會的。在開會過程中，偶爾我們也想貢獻一己之力，提出一些建議，這時候我們可以採用下列兩種方式：

第一種是較為委婉的提出建議，例如「We could…」、「Why don’t we…?」、「How about…?」、「What about…?」。不難發現，上述這幾種用語，都比較偏向詢問和探詢的口氣，相對來說自然顯得較為和緩。

第二種則恰好相反，當您對提出的方案具備一定信心時，便可以有禮但堅定地提出建言。例如「I suggest…」、「We should…」。小編在這裡也跟大家一起複習文法，We could…/Why don’t we…/We should…之後要記得接原型動詞，而How about…?/What about…?/I suggest…後面則須跟著動詞+ing的形式喲。

這邊各舉一個例子讓大家參考：
1. I think we should invest in new technology. 我認為我們「應該」投資新科技
2. I suggest investing in new technology. 我「建議」可投資新科技

五、中斷會議/管控議程

會議進行到一個段落，往往會出現人多嘴雜，十個人有十一種意見。當出現這種狀況時，可能需要中斷會議讓與會者喝口水、上個廁所，花點時間吸收剛才的討論內容或加強說明。但措辭如果不當，一不小心就會失禮，並對會議後續進行產生負面影響。這邊介紹三種需要中斷會議時，較為禮貌的說法

1. May I have a word?
2. Could I just say one thing?
3. Sorry for interrupting, but…

這類句子不僅較有禮貌，也能將注意力引到您想陳述的理由或補充的說明上。

繼續前進Move on！~

稍事休息後，會議仍然需要繼續推進，這時候我們可以說「If nobody has anything else to add, let’s move on to the next issue.」、「We’re running short on time, so let’s move on.」。如果是因為議程關係，需要由另一位同事主導下個議題，您也可以說「I’d like to hand it over to人名, who is going to lead the next point.」或是「Next, 人名is going to tell us about…」，相信就能更為流暢的轉移到下個議題。

這邊小編提供一個祕訣，討論時偏離主題是很常見的情形，會議主導者可以用下列語句將討論拉回正題「I think we’re getting a bit off topic.」、「Let’s get back on track…」，而不至於讓好好一場會議從行天宮聊到外太空了。

六、會議結束

一場會議到這裡，終於逐漸接近尾聲，這時候我們可以說「That will be all for today.」，或是再次詢問是否有要補充的意見「If no one has anything else to add, then I think we’ll wrap this up.」。

不幸的是，一場會議結束，往往伴隨著下一場會議開始準備。不能免俗的是，多半得預定下次開會時間，這邊可以用「Our next meeting will be on 幾月幾日.」、「Our next meeting will be 距離今天多久.」。如果下次開會日期未定，那麼主席可以用「I’ll let you know the date of our next meeting.」，並於敲定時間後再通知大家。

七、簡報英語

有鑑於在台灣，會議常以簡報形式呈現。因此這邊也特別分享一些大家常常將錯就錯的簡報英語，並且提供更合適的用法給大家參考。例如最常見的下一「張」投影片，其實是用next “slide” 而非next “page”，這個大家應該比較耳熟能詳。除此之外，像是器材類的「projector投影機」與「projection screen投影幕」，和三種主要圖表如「bar graph長條圖」、「line graph曲線圖」，以及「pie chart圓餅圖」，都是比較常見的用法。

在簡報過程中有時可請觀眾提問，這時可以用「Any question?」或是「I’d like to start our Q&A session.」來做出轉換，並於回答後使用「Does that answer your question?」來確認觀眾是否滿意您的回答。而無論在開會或簡報的最後，都別忘了感謝與會者或聽眾抽出寶貴時間一同參加，畢竟禮貌才是全世界最通用的語言。

結語

小編了解有時候開會已經很讓人心煩意亂，如果偶爾碰上需要用到英文的時刻，就更讓人一個頭兩個大了。希望這兩篇分享能夠讓大家克服對職場特別是面對 英文會議 時，使用英文的恐懼感。但別忘了，語言終究需要經常使用，才能越磨越光，在關鍵時刻派上用場。就讓我們一起加油吧！

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